FAPACUCO – ¿Cómo dar de alta un tercero?

Para ello, del ménu principal elegiremos la opción de Mantenimientos.

01 00 menú mantenimientos

 

 

  Elegida esta opción se nos desplegarán diversas subopciones dependiendo de nuestro perfil de usuario. Dado que este manual es a nivel de Asociaciones, con los perfiles de Presidente, tesorero, secretario y vocales.

 

     En el caso que nos ocupa, el perfil de Presidente/a de Asociación permite la creación de Terceros. Una vez desplegadas las solapas elegiremos la de Terceros:

01 01 submenu mantenimientos

 

¿Qué es el buscador de Terceros?

     A lo largo de este manual el funcionamiento es siempre el mismo. Siempre se entra a un buscador de los datos existentes, donde podemos filtrar por una serie de opciones. El sistema nos muestra todos los datos que cumplen con los filtros de búsqueda, y una vez mostrados, tenemos los diversos botones para actuar.

01 01 buscador terceros

  1. Tipo de dato a buscar. Nos permite dos opciones, buscar por la Razón Social, o buscar por un CIF, elegiremos según el caso. Por defecto siempre viene con Razón Social.
  2. Texto a Buscar. Indicaremos el valor a buscar según el tipo de dato elegido, es decir, si hemos elegido la Razón Social elegiremos el texto de Razón Social que buscamos, si por el contrario hemos elegido el CIF, escribiremos el CIF a buscar. La búsqueda es por contenido, es decir que el dato a buscar no tiene que ser el texto realmente escrito, basta con que lo contenga dentro de su valor. Por defecto no hay valor de búsqueda, y si no se pone ninguno, buscará todo lo existente.
  3. Botón de Buscar. Ejecuta la búsqueda con los filtros de datos elegidos.

  1. Click de selección. Marcaremos con el ratón sobre esta casilla cuando queremos actuar sobre el dato seleccionado.
  2. CIF. Nos muestra el cif de los terceros que aparecen en la vista.
  3. Razón Social. Aparecen los datos y nombre de los Terceros seleccionados.
  4. Fecha de alta. Fecha en la que fue creado el tercero.
  5. Fecha de baja. Fecha en la que se dio de baja al tercero.
  6. Estado. Nos muestra si se encuentra de ALTA, lo que permite trabajar con él, o de BAJA, lo que inhabilita su uso. En muchas ocasiones no es posible borrar el tercero, ya que se ha trabajo con él en operaciones pasadas, siendo el método más adecuado cuando ya no se piensa trabajar con é, dejando en la situación de BAJA.
  7. Botón de NUEVO. Botón por el que se introduce un nuevo tercero.
  8. Botón DAR DE BAJA. Dejaría en baja el elemento seleccionado, es decir que hemos marcado (botón 4 de marcado). Es necesario haber marcado un registro concreto, de otro modo el sistema nos indicará que nos hemos seleccionado registro alguno. Recuerde que solo es posible hacerlo uno a uno, no varios a la vez.
  9. Botón REACTIVAR. Dejaría en ALTA el elemento seleccionado, es decir que hemos marcado (botón 4 de marcado). Es necesario haber marcado un registro concreto, de otro modo el sistema nos indicará que nos hemos seleccionado registro alguno. Recuerde que solo es posible hacerlo uno a uno, no varios a la vez.
  10. Botón EDITAR. Permite modificar los datos del Tercero seleccionado. Es necesario haber marcado uno de ellos y solo uno, mediante el botón (4). De no haberse seleccionado alguno, el sistema nos los indicará.
  11. Botón BORRAR. Borra y elimina definitivamente los datos del Tercero. Esta opción solo es posible si no ha sido usado en el sistema el Tercero. Generalmente son operaciones inmediatas, donde nos hemos equivocado en la introducción del tercero. Es necesario haber marcado uno de ellos y solo uno, mediante el botón (4). De no haberse seleccionado alguno, el sistema nos los indicará.
  12. Botón EXCEL. Botón por el que nos crea una hoja de cálculo Excel con los datos de Terceros que tenemos en nuestra vista filtrada.
  13. Botón SALIR. Botón para abandonar el buscador y volver a las opciones de mantenimiento.

¿Cómo crear un nuevo Tercero o modificar uno existente?

     De estar en este apartado es porque ha pulsado los botones 10 (Nuevo) o ha seleccionado un registro en concreto y ha pulsado el botón 13 (editar). Una vez pulsados estos botones nos mostrará la siguiente pantalla.

01 01 ficha de terceros

  1. CIF. Nos permite introducir el CIF del tercero a dar de alta o modificar el que tercero deseado.
  2. Razón Social. Nombre comercial del interesado.
  3. Domicilio. Avenida, calle o dirección fiscal del tercero.
  4. Código Postal. Código postal del tercero.
  5. Población. Población de la dirección fiscal de tercero.
  6. Provincia. Provincia del Tercero.
  7. Teléfonos. Teléfonos de contacto con el tercero.
  8. Email. Dirección de correo del proveedor
  9. Botón de NUEVO o MODIFICAR. Botón por el se registra el nuevo tercero (NUEVO) o se actualizan los datos indicados (MODIFICAR).

¿Qué son Terceros?

     Consideraremos Terceros, cualquier interesado físico o Jurídico que mantenga una relación con esta Asociación. Así pues, consideraremos terceros que se relacionan con esta Asociación a:

  • Proveedores (libreros, editoriales, monitores, empresas de eventos)
  • Acreedores (Iberdrola, aguas, teléfonos, comunidades de vecinos)
  • Deudores (Hacienda Pública o en su caso Seguridad Social)
  • Otras asociaciones
  • Las Federaciones a las que pertenece (Fapa, Comfapa)
  • Las Concejalías de cada Ayuntamiento (Educación, Deportes)
  • Los Ayuntamientos (Murcia, Cartagena, Lorca, etc..)
  • Las Consejerías (Educación, Juventud, etc..)

¿Cuándo dar de alta un tercero?

   Existen dos tipo de Terceros, los que han sido generados por el administrador y que todas las Asociaciones los ven y pueden disponer de ellos, y aquellos que han creado cada asociación para su ámbito de trabajo.

     En caso de Terceros Generales para todos, son creados por el administrador a instancias de las asociaciones. Son de tipo General: Iberdrola, Comunidad Autónoma, Consejería de Educación, o de Juventud, El Corte Inglés,  Mediamark, etc..

     Son Terceros propios de cada asociación: la concejalía del ayuntamiento al que pertenecen, el ayuntamiento al que pertenecen, los comerciantes propios de la zona con los que trabaja la asociación.

     Cuando realizamos una operación (contable o de registro de documentos) si determinamos que con mucha probabilidad volveremos a trabajar con este interesado es conveniente darlo de alta. Al darlo de alta, sus datos de razón social, dirección, cif y datos de contacto nos las traspasará a cada movimiento que generemos, sin necesidad de estar repitiendo estos datos cada vez que hacemos uso de él.

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