LOPD- Consulta a la Agencia de Protección de Datos

    Debido al número de consultas que hemos recibido de las Asociaciones de Padres y Madres federadas sobre la correcta aplicación de la nueva normativa Europea sobre Protección de Datos, su alcance y las figuras de garantía, esta Federación ha dirigido la siguiente consulta a la Agencia Española de Protección de Datos con la finalidad de aplicar los mismo criterios para todos los Asociados. Nuestra Consulta contiene el siguiente tenor:

 

          A la Atención de la AGENCIA ESPAÑOLA

DE PROTECCIÓN DE DATOS

Estimados Señores:

          Esta Federación de Padres y Madres de Alumnos con motivo de la reciente entrada en vigor del nuevo ordenamiento jurídico sobre Protección de Datos le surgen diversas dudas en razón de su finalidad, organización y naturaleza.

          Para que podamos trasportarle nuestra inquietud es necesario antes, detallarles nuestros alcance, nuestra labor y las particularidades de nuestro funcionamiento. Por lo que podemos decir que:

Estructura y Constitución

  1. Una Asociación de Padres y Madres de alumnos de un colegio, es una entidad jurídica sin ánimo de lucro, que la actual ley de Educación fomenta y considera necesaria su aportación y participación en la Comunidad Educativa y en la dirección del centro a través de su participación en los Consejos Escolares.
  2. Por esta actividad no se percibe retribución alguna, ni monetaria, ni en especie, es totalmente altruista, a diferencia del resto de órganos que forman la Comunidad Educativa de un colegio.
  1. Sus miembros directivos son elegidos democráticamente por Asamblea General de Padres y Madres de alumnos, que le otorga mediante este acto democrático su poder de representación.
  1. Una Asociación de Madres y Padres de Alumnos (en lo sucesivo AMPA) puede representar a los padres y madres de alumnos de un colegio de 800 alumnos, como de 30, dependiendo de la capacidad y disponibilidad del colegio al que están adscritos. Lo que puede suponer, que los miembros directivos de estas AMPAS sean en mayor número o menor, dependiendo de la cantidad de alumnos y alumnas, y de la disponibilidad y voluntad de sus progenitores.
  1. Los miembros de la Junta Directiva de un AMPA, con de duración muy definida, ya que solo pueden formar parte de ella, aquellos progenitores que tengan una alumno en el colegio al que representan, por lo que, cuando el alumno completa el ciclo, forzosamente dejan su puesto en la Junta Directiva, existiendo mucha movilidad, ya que cada año abandonan alumnos y entran otros nuevos, lo que hace, que anualmente se configure una nueva Junta Directiva.
  1. La Junta Directiva en el momento de las solicitudes de matricula (mayo, julio y septiembre) puede que no sea la misma que a partir de Septiembre sea la responsable del tratamiento de datos, ya que hasta no se sepan, las matriculaciones definitivas no se sabrá que alumnos iniciarán el curso, ni que progenitores pueden formar parte de la nueva Junta Directiva. Mucho menos se puede asegurar que la existente en los meses de solicitud, sea que la quede posteriormente.

Medios y Finalidad

  1. Las AMPAS tienen como finalidad, la colaboración con el sistema Educativo existente, formando parte de sus órganos de control y dirección, y en los procesos selectivos.
  1. Las AMPAS contribuyen, colaboran y cofinancian actividades en los colegios a los que representan, con actividades de fin de curso, actividades de periodo navideño, viajes de estudios, concursos, entrega de diplomas, etc.
  1. Para ello debe distinguir sus asociados (los que han pagado una cuota, en la inmensa mayoría insignificante) de los que no, lo que les obliga a llevar un control de los asociados.
  1. Las AMPAS colaboran con pago de gastos de actividades, y son destinatarios de subvenciones de entidades de administración Pública, para esta gestión, lo que obliga a llevar una contabilidad de gastos e ingresos, y sistema de documentación para su justificación y trasparencia.
  1. Dependiendo de la Dimensión del Colegio al que representan, les basta para llevar esta gestión, con unos documentos en Hoja de Cálculo o documentos de texto, o requieren de programas informáticos a tal fin.
  1. Sus ingresos subvencionables y justificativos ante las Entidades de Administración Pública no incluyen el pago de Asesoría fiscales, de Consultores de Derecho, de programas y medios informáticos, y mucho menos de Consultores especializados en Protección de Datos, o pago de los servicios del DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS. Al no ser subvencionables, cualquier pago en este sentido debe ser financiado con la cuota de los asociados. Ser asociado o no, es voluntario, por lo que no está garantizado un ingreso determinado anual, y los gastos repercutirán solidariamente entre todos los asociados, siendo menor o mayor dependiendo del número de asociados existente y de la posibilidad de asociados que depende de matriculación final de alumnos y alumnas que ha tenido el colegio.

Situación Actual

  1. En los impresos de matriculación existe una hoja de inscripción voluntaria en la asociación, donde se recogen los datos básicos y necesarios del alumno o alumna y de los progenitores del alumno o alumna.
  1. Entre muchos de los padres y madres de los alumnos, conocedores de esta nueva norma, o de tener intereses en empresas destinadas a este Sector, se dirigen a las asociaciones pidiéndoles que cumplan con la nueva norma, en un 40% de casos, ofreciéndoles un servicio de consultoría a tal efecto. 
  1. Los miembros de las Juntas Directivas, recordemos de carácter voluntario sin retribución alguna, alertados por este aluvión de preguntas y asustados por las responsabilidades que les exigen han solicitado sus bajas en los equipos directivos. 
  1. Curiosamente los padres y madres denunciantes ante la AMPA del posible incumplimiento, no se ofrecen voluntaria y altruistamente para ser ellos los que se encarguen de esta gestión, sino envían a comerciales de Consultorías dedicadas a este sector.

        De donde, formulamos las siguientes preguntas a esta Agencia de Protección de Datos, con la finalidad de ponerlas en práctica y acabar con el alarmismo existente y los pingües beneficios que están obtenido muchas consultoras aprovechando el total desconocimiento de la ciudadanía sobre este derecho fundamental.

  1. ¿Conocedores de la naturaleza, finalidad y medios de estas AMPAS, nos podrían indicar que mínimos deben cumplir? 
  1. ¿Es posible, que esta Federación, asuma toda esta responsabilidad en nombre de todas las AMPAS asociadas, en una única declaración? Todas las AMPAS que están Asociadas manejar un mismo programa WEB realizado por esta Federación para la gestión que incluye: contabilidad, actividades extraescolares, emisión de recibos, gestión y control de cobros, registros de entrada y salida de documentos, gestión de convocatorias, actas y acuerdos, etc.. 
  1. ¿Es posible nombrar un DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS, que forme parte de una Administración Pública, o que al serlo de esta Federación por extensión lo sea de sus asociados? 
  1. ¿Existe en esa Agencia algún número de teléfono o departamento de asesoramiento para la correcta aplicación de estas obligaciones, que nos guié, supervise y aconseje, sin tener que pagar por ello a Consultoras externas?

 

En espera de su pronta contestación, dada nuestra intranquilidad, aprovechamos este momento para agradecerles la atención prestada a nuestras inquietudes.

ANTONIO SOLA ROCA

Asesor de Nuevas Tecnologías de

FAMPA Municipio de Murcia

Telef:

Email:

Firmado electrónicamente en hora y fecha abajo indicados.

Se adjuntan los siguientes documentos:

 

Contestación AEPD el 13 de Julio de 2.018.

Buenos días,

Como continuación al escrito remitido con anterioridad, le agradecemos su consulta y le participamos que este canal se ha abierto con el objetivo de proporcionar información en relación con la privacidad y el tratamiento de datos personales de y por menores de edad. En este sentido se configura, exclusivamente, como un canal de comunicación que no puede realizar interpretaciones ni valoraciones jurídicas y sus respuestas son únicamente de carácter informativo y no vinculante.

En relación con lo planteado, cabe indicar que, las asociaciones de madres y padres de alumnos (AMPA) son entidades con personalidad jurídica propia que forman parte de la comunidad educativa y desempeñan un papel significativo en la vida educativa al participar en el Consejo Escolar de los centros. Para el ejercicio de sus funciones, las AMPA suelen tratar datos de carácter personal, identificativos de los padres de los alumnos y de éstos, así como otros tipos de datos como pueden ser los económicos, profesionales, sociales, etc. Como entidades con personalidad jurídica propia que deciden sobre la finalidad, uso y contenido de los datos personales a recabar de los asociados y de sus hijos, las AMPA son responsables de su tratamiento, por lo que deben cumplir con las obligaciones de la normativa de protección de datos. En el siguiente enlace pueden acceder a información sobre las obligaciones que impone la normativa de protección de datos: https://www.aepd.es/reglamento/cumplimiento/index.html

Así mismo, la Agencia ha elaborado una serie de materiales, recursos y contenidos con la finalidad de facilitar la adecuación y aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que se encuentra disponible igualmente en la web de la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) en guías y herramientas.

Cabe destacar la herramienta FACILITA_RGPD  para ayudar en la adecuación al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de aquellos tratamientos de datos básicos que a priori impliquen un bajo nivel de riesgo. Se trata de una herramienta de ayuda que marca las pautas básicas de adaptación, pero que no es un certificado de cumplimiento para aquellos que la puedan usar. El responsable de los tratamientos de los datos, como en su caso las AMPAS, deberá utilizar la herramienta y adaptarla a sus necesidades para determinados tratamientos de datos.

Además la AEPD ha publicado en el apartado de preguntas frecuentes, 2 y 3 , https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/infoSede/preguntasFrecuentes.jsf información relativa a las cuestiones generales del RGPD y ayuda para adaptarse a la norma.

En cuanto a la figura del Delegado de Protección de Datos (DPD) que el RGPD regula en su artículo 37, señalar que su designación sólo es obligatoria en los supuestos que recoge el citado artículo, relacionados con el sector público o el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos. En todo caso, y como la designación puede ser voluntaria, nada impediría que un DPD pueda serlo de varios responsables, siempre que cumpla con los requisitos establecidos en los artículos 37 a 39 del RGPD. Puede obtener más información al respecto en el apartado 5 de las Preguntas Frecuentes citado anteriormente.

Dos aspectos relevantes, el RGPD, aplicable desde el 25 de mayo de 2018, establece la licitud del tratamiento de datos personales siempre que se dé alguna de las causas establecidas en su artículo 6

“Artículo 6. Licitud del tratamiento

  1. El tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:
  2. a) el interesado dio su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos;
  3. b) el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales;
  4. c) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento;
  5. d) el tratamiento es necesario para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona física;
  6. e) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento;
  7. f) el tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño. (…).”

Cuando la causa del tratamiento se basa en el consentimiento se prestará por los propios interesados o por sus padres o tutores si son menores de 14 años, así habrán de informar a los interesados de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular si está dirigida a los niños de los extremos que se recogen en el artículo 13 del RGPD, entre los que se encuentran los fines del tratamiento y, en su caso, los destinatarios de los datos. Además, si la causa del tratamiento fuera la ejecución de un contrato, como pudiera ser el firmado entre las familias y la AMPA, deberá informarse a los interesados o sus familias con el mismo nivel de detalle. https://www.aepd.es/reglamento/derechos/index.html#anchor7

Por último, los responsables del tratamiento de datos pueden plantear dudas relativas a la aplicación del RGPD a través del canal INFORMA- RGPD: https://www.aepd.es/herramientas/informa.html.

Atentamente,

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