FAPACUCO – ¿Cómo se realizan y gestionan Convocatorias y Actas?

Requisitos en la gestión de Actas.

Para la gestión de actas es necesario que antes haya cumplido los siguientes requisitos:

• Que haya creada una Junta Directiva
• Que al menos esta Junta tenga dada de alta el Presidente y el Secretario.

 

Pasos al generar un Acta

Los pasos a seguir para generar un acta son:

1. Crear un nuevo acta.
2. Definir las ordenes del día de la convocatoria.
3. Enviar la convocatoria
4. Resolver el Acta, indicar los asistentes.
5. Resolver cada uno de los puntos de ordenes del día de la convocatoria.
6. Enviar el Acta.
7. Verificar el Acta. (Una vez aprobada el acta anterior ya no es posible modificarla).

 

¿Cómo llegar al Buscador de Actas?

    Una vez en nuestro Menú principal seleccionaremos la opción de Juntas Directivas. Al desplegarse las subopciones horizontales, elegiremos la de Actas.

 

Buscador de Actas generadas

Mediante el Buscador de Actas, conseguiremos crear nuevas convocatorias, crear la orden día del Acta, enviar la convocatoria, resolver el acta, enviar el acta y verificar.

1. Tipo de dato a buscar. Nos permite seleccionar por que campo vamos a realizar el filtro. Las posibilidades son:

2. Texto a Buscar. Indicaremos los valores a buscar dependiendo del tipo de dato a buscar del apartado anterior.
3. Ámbito. Todas, activas o en baja. Nos permite que la búsqueda se realice sobre las actas de las juntas directivas activas, en baja o ambos casos.
4. Botón de Buscar. Ejecuta la búsqueda con los filtros de datos elegidos.
5. Click de selección. Marcaremos con el ratón sobre esta casilla cuando queremos actuar sobre el dato seleccionado.
6. Nombre Junta Directiva. Nombre de la Junta Directiva de la el acta pertenezca.
7. Fecha de convocatoria. Fecha de convocatoria de la reunión.
8. Hora. Hora de celebración de la convocatoria.
9. Lugar. Lugar donde se celebrará la convocatoria de reunión.
10. Tipo de Reunión. Tipo de reunión convocada. Las posibilidades son:
11. Estado. Situación en que se encuentra el acta. Los estados posibles son:
    • Creada
    • Preparada
    • Realizada

13. Verificado. SI o NO.
14. Botón de NUEVO ACTA. Botón por el que se crea un nueva Convocatoria/ACTA.
15. Botón EDITAR. Botón de editar una convocatoria/acta creada. Para ello antes tiene que haber seleccionado el miembro marcando el click de selección (4). De no marcar ninguno el sistema se lo indicará. Este proceso solo se puede realizar ua convocatoria a convocatoria, no permite la selección multiple.
16. Botón BORRAR. Borra y elimina definitivamente una convocatoria/acta, debe asegurarse que dicho acta no tiene creados ordenes de día o resuelta su acta, de ser así no se lo permitirá. Para ello antes tiene que haber seleccionado la convocatoria/acta marcando el click de selección (4). De no marcar ninguno el sistema se lo indicará. Este proceso solo se puede realizar solo con una convocatoria/acta a la vez, no permite la selección múltiple.
17. Botón NUEVA ORDEN DEL DÍA. Crea las diversos puntos a tratar que componen el orden del día. Para ello antes tiene que haber seleccionado la convocatoria/acta marcando el click de selección (4). De no marcar ninguno el sistema se lo indicará. Este proceso solo se puede realizar solo con una convocatoria/acta a la vez, no permite la selección múltiple.
18. Botón RESUELVE UN ACTA. Por esta opción indica los asistentes y escribe la resolución a cada apartado que compone el orden del día de la convocatoria/acta. Para ello antes tiene que haber seleccionado la convocatoria/acta marcando el click de selección (4). De no marcar ninguno el sistema se lo indicará. Este proceso solo se puede realizar solo con una convocatoria/acta a la vez, no permite la selección múltiple.
19. Botón IMPRIME CONVOCATORIA. Por esta opción confecciona el orden del día para enviar la convocatoria a los miembros de la junta. Para ello antes tiene que haber seleccionado la convocatoria/acta marcando el click de selección (4). De no marcar ninguno el sistema se lo indicará. Este proceso solo se puede realizar solo con una convocatoria/acta a la vez, no permite la selección múltiple.
20. Botón IMPRIME ACTA. Por esta opción confecciona el acta para enviar la convocatoria a los miembros de la junta. Para ello antes tiene que haber seleccionado la convocatoria/acta marcando el click de selección (4). De no marcar ninguno el sistema se lo indicará. Este proceso solo se puede realizar solo con una convocatoria/acta a la vez, no permite la selección múltiple.
21. Botón VERIFICAR ACTA. Por esta opción se verifica el acta, indicando el acuerdo de todos los miembros de la Junta Directiva, desde este mismo instante ya no es posible modificar o actualizar el acta. Para ello antes tiene que haber seleccionado la convocatoria/acta marcando el click de selección (4). De no marcar ninguno el sistema se lo indicará. Este proceso solo se puede realizar solo con una convocatoria/acta a la vez, no permite la selección múltiple.
22. Botón EXCEL. Convierte en Excel la vista existente de convocatorias.
23. Botón SALIR. Botón para abandonar el buscador y volver a las opciones de mantenimiento.

Crear o modificar un acta

Si hemos decidido crear un nuevo acta habremos pulsado el botón 13 (Nueva Acta) del Buscador de Actas. Por el contrario si hemos decidido modificar o actualizar algún dato del acta creada, habremos seleccionado un acta concreta con ratón en el botón 5, y posteriormente habremos pulsado el botón 14 (Editar). En este último caso es necesario haber seleccionado previamente un acta, de no ser así el sistema no lo indicará. Pulsada una de estas dos opciones nos aparecerá:

1. Nombre Junta Directiva. Nombre de la Junta Directiva de la asociación a la que pertenece.
2. Fecha de Celebración. Indicaremos la fecha en la que tendrá o tuvo lugar la reunión.
3. Hora de Celebración. Indicaremos la hora que tendrá o tuvo lugar la reunión.
4. Hora de Celebración 2. Indicaremos la hora que tendrá o tuvo lugar la segunda convocatoria de la reunión en caso de falta de cuorum.
5. Lugar de presentación. Localidad donde se realizará o realizó la reunión.
6. Tipo de Reunión. Carácter de la convocatoria, los valores posibles serán:

7. Botón NUEVO o MODIFICAR. Botón de modificar para actualizar los datos cambiados en el caso que estemos en modo edición, y botón nuevo en el caso de inclusión de una nueva acta.

Crear o modificar orden del Día.

Si hemos decidido crear el orden del día de un acta modificarlo habremos pulsado el botón 16 (Nueva Orden del Día) del Buscador de Actas, por lo que habremos seleccionado un acta concreta con ratón en el botón 5, y posteriormente habremos pulsado el botón 16. Es necesario haber seleccionado previamente un acta, de no ser así el sistema no lo indicará. RECUERDE SOLO ES POSIBLE MODIFICAR UN ACTA CUANDO NO ESTÁ VERIFICADA. Pulsada una de estas dos opciones nos aparecerá:

Nos mostrará todos los puntos que forman nuestro orden del día, pudiendo:

1. Click de selección de un punto. Click con el que seleccionaremos un punto concreto del orden del día..
2. Descripción. Texto abreviado del punto a tratar en el orden del día.
3. Texto aclaratorio. Texto de acuerdos tomados con respecto a este punto del orden del día, en el caso de que haya sido resuelta el Acta.
4. Documento. Nos indica el documento o documentos asociados a el punto tratado en el orden del día. Carta de un padre o madre, escrito de la Consejería, etc. Pulsando con el ratón sobre él, nos abrirá el documento en pantalla.
5. Botón NUEVO PUNTO ORDEN DEL DÍA. Botón para introducir un nuevo punto al orden del día.
6. Botón EDITAR. Botón para modificar o actualizar los datos introducidos de un punto del orden del día. Recuerde que previamente ha tenido que seleccionar en la casilla 1 el punto del orden del día que desea actualizar. De no hacerlo el sistema se lo indicará.
7. Botón BORRAR. Botón para borrar los datos introducidos de un punto del orden del día. Recuerde que previamente ha tenido que seleccionar en la casilla 1 el punto del orden del día que desea actualizar. De no hacerlo el sistema se lo indicará. Solo podrá borrar si el acta no está cerrada.
8. Botón SALIR. Botón para abandonar la gestión de puntos del orden del día.

 

Introducir o actualizar un punto del orden del día.

     En el caso de que hemos pulsado el botón 5 (Texto Aclaratorio) de un punto del orden del día, el sistema nos mostrará:

1. Descripción. Texto abreviado del punto a tratar en el orden del día.
2. Documento. Nos indica el documento o documentos asociados a el punto tratado en el orden del día. Carta de un padre o madre, escrito de la Consejería, etc. Pulsando con el ratón sobre él, nos abrirá el documento en pantalla.
3. Botón NUEVO PUNTO ORDEN DEL DÍA. Botón para introducir un nuevo punto al orden del día.

Resolver y confeccionar un acta.

Si hemos decidido resolver el orden del día de un acta habremos pulsado el botón 17 (Resolver un Acta) del Buscador de Actas, por lo que habremos seleccionado un acta concreta con ratón en el botón 5, y posteriormente habremos pulsado el botón 17. Es necesario haber seleccionado previamente un acta, de no ser así el sistema no lo indicará. RECUERDE SOLO ES POSIBLE MODIFICAR UN ACTA CUANDO NO ESTÁ VERIFICADA. Pulsada esta opción nos aparecerá:

     Al resolver el orden del día, lo primero que nos pide son los asistentes a dicha reunión, para ello nos abre un cuadro de texto donde podemos escribir libremente (1). Si no deseamos volver a escribir a todos los miembros de la Junta Directiva con el cargo que ocupan, pulsaremos (3) y nos traerá al texto cada uno de los miembros que la componen con su cargo, desde aquí podremos eliminar o añadir en el propio cuadro de texto. Finalizaremos y guardaremos este cuadro de texto con pulsemos AÑADIR LOS PRESENTES (2).

1. Asistentes traídos.
2. Grabar los asistentes.

Una vez hemos definido los asistentes, el programa nos mostrará todos los puntos que forman nuestro orden del día, pudiendo:

1. Click de selección de un punto. Click con el que seleccionaremos un punto concreto del orden del día..
2. Descripción. Texto abreviado del punto a tratar en el orden del día.
3. Texto aclaratorio. Texto de acuerdos tomados con respecto a este punto del orden del día, en el caso de que haya sido resuelta el Acta.
4. Documento. Nos indica el documento o documentos asociados a el punto tratado en el orden del día. Carta de un padre o madre, escrito de la Consejería, etc. Pulsando con el ratón sobre él, nos abrirá el documento en pantalla.
5. Botón TEXTO ACLARATORIO. Botón para introducir los acuerdos tomados, o modificar el texto de los acuerdos tomados. Para ello habremos seleccionado con el ratón y pulsando en la casilla 1, un punto de orden del día deseado. De no haber elegido ninguno, el sistema no lo indicará.
6. Botón SALIR. Botón para abandonar la gestión de resolución de puntos del orden del día.

Introducir o actualizar la resolución de un punto del orden del día.

     En el caso de que hemos pulsado el botón 5 (Texto Aclaratorio) de un punto del orden del día, el sistema nos mostrará:

1. Click de selección de un punto. Nos indica el punto del orden del día que pretendemos resolver.
2. Texto aclaratorio. Texto de acuerdos tomados con respecto a este punto del orden del día, en el caso de que haya sido resuelta el Acta, para ello nos abre una caja de texto donde podernos redactar y editar con todo detalle el desarrollo y acuerdos tomados.
3. Documento. Nos permite visualizar el documento que tenía asociado este punto del orden del día. Recuerde que pulsando sobre él, no los mostrará en pantalla.
4. Botón AÑADIR TEXTO ACLARATORIO. Botón por el que guarda el texto aclaratorio de resolución del punto del orden del día a resolver.

 

Imprimir y enviar una convocatoria.

     Si hemos decidido confeccionar la convocatoria del orden del día de un acta habremos pulsado el botón 18 (Imprimir Convocatoria) del Buscador de Actas, por lo que habremos seleccionado un acta concreta con ratón en el botón 5, y posteriormente habremos pulsado el botón 18. Es necesario haber seleccionado previamente un acta, de no ser así el sistema no lo indicará. Pulsada esta opción nos aparecerá:

     Es importante haber definido al Secretario en la Junta Directiva ya que es el miembro encargado de firmar la convocatoria (1). Una vez repasamos el texto de nuestra convocatoria, comprobaremos que en determinados puntos existe un fichero anexo en color azul que pulsando sobre esté nos llevará al enlace para abrirlo o descargarlo. Si estamos de acuerdo, pulsaremos ENVIAR (2).

     De donde una ventana nos mostrará los nombre de los miembros de la Junta Directiva a los que se le enviará esta convocatoria (1). Si deseamos que no se envía a un determinado miembro concreto, desmarcaremos la casilla (2) del miembro en concreto. Si deseamos enviarlo mediante SMS pulsaremos el botón (3), si por el contrario deseamos enviarlo por Whatsapp pulsaremos el botón (4) y si nuestra elección es enviarla por email, pulsaremos la opción (5). Recuerde que los SMS se enviarán a los móviles indicados como personales en la ficha de miembros de Junta Directiva, igualmente pasa con su email.

 

Imprimir y enviar Acta.

     Si hemos decidido confeccionar el acta habremos pulsado el botón 19 (Imprimir Acta) del Buscador de Actas, por lo que habremos seleccionado un acta concreta con ratón en el botón 5, y posteriormente habremos pulsado el botón 19. Es necesario haber seleccionado previamente un acta, de no ser así el sistema no lo indicará, también es necesario haber resuelto los puntos del día de la convocatoria por lo que el acta estará en el estado de Realizada. Pulsada esta opción nos aparecerá:

          Directamente en nuestra pantalla aparecerán los miembros que asistieron tal y como le indicamos en la resolución del acta (1), indicará la fecha, lugar y hora del Acta creada (2), seguidamente nos mostrará el texto de cada punto del orden del día y el texto aclaratorio para su resolución (3). En caso de desear enviarla pulsaremos el botón de ENVIAR ACTA (4).

     De donde una ventana nos mostrará los nombres de los miembros de la Junta Directiva a los que se le enviará esta convocatoria (2). Si deseamos que no se envía a un determinado miembro concreto, desmarcaremos la casilla (1) del miembro en concreto. Si deseamos enviarla por email, pulsaremos la opción (3). Recuerde que el acta solo se puede enviar por correo y utilizará el email definido en su ficha de miembro de Junta.

 

Verificar un Acta.

Si el acta confeccionada fue aprobada por unanimidad en las reuniones posteriores, es necesario verificarla para no poder ser manipulada posteriormente. Para ello, habremos seleccionado un acta concreta con ratón en el botón 5, y posteriormente habremos pulsado el botón 20. Es necesario haber seleccionado previamente un acta, de no ser así el sistema no lo indicará, también es necesario haber resuelto los puntos del día de la convocatoria por lo que el acta estará en el estado de Realizada. UNA VEZ VERIFICADA NO PUEDE SER CAMBIADA NI ELIMINADA.

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FAPACUCO – ¿Cómo crear las Junta Directivas?

¿Qué son Juntas Directivas?

     Consideraremos Juntas Directivas aquellas que son elegidas para cada temporada en forma y modo que marca la ley y sus propios estatutos. Cada Junta Directiva es elegida en una nueva Asamblea General, de ratificarse, daría a una nueva Junta Directiva aunque todos sus miembros sean los mismos, ya que su nuevo encargo de funciones comienza o es ratificado, en la misma asamblea general constituyente.

     Por supuesto, en el caso de que un miembro deje de formar parte de la Junta Directiva o entren nuevos miembros, dará a lugar a una nueva Junta Directiva.

     Es importante determinar estos criterios ya que cada acta o gestión se relaciona con una Junta Directiva, y para que esta tenga la mayor veracidad, debe recoger en todo momento los miembros que entonces la componían.

 

¿Cuándo debo crear una nueva Junta Directiva?

Debe crear una nueva junta directiva, cuando:

• Se realice una nueva asamblea general para ratificar o elegir una nueva junta.
• Cuando abandone un miembro la Junta Directiva.
• Cuando se incorpore un miembro de la Junta Directiva.

 

¿Cómo llego hasta Junta directivas?

    Para ello escogeremos la opción de Junta Directivas de nuestro menú principal, una vez en él, elegiremos la subopción horizontal de Juntas Directivas.

 

¿Qué es el buscador de Juntas?

     Siempre accederemos al buscador de Juntas Directivas existentes, donde podemos filtrar por una serie de opciones. El sistema nos muestra todos los datos que cumplen con los filtros de búsqueda, y una vez mostrados, tenemos los diversos botones para actuar.

1. Tipo de dato a buscar. Nos permite dos opciones, buscar por la Asociación, o buscar por año de creación de la Junta Directiva. Por defecto siempre viene por Asociación.
2. Texto a Buscar. Indicaremos el valor a buscar según el tipo de dato elegido, es decir, si hemos elegido la Asociación pondremos un texto que nos permita buscar por denominación de la Asociación ( en el caso de que una misma persona pertenezca a dos asociaciones). La búsqueda es por contenido, es decir que el dato a buscar no tiene que ser el texto realmente escrito, basta con que lo contenga dentro de su valor. En el caso de buscar por una año, buscará aquellas juntas creadas en el año búsqueda. Si no se pone ninguno, buscará todo lo existente. Ejemplo de denominaciones de Juntas Directivas a buscar: “Junta Directiva año 2018”, “Junta Directiva extraordinaria”, etc..
3. Ámbito de búsqueda. Todas, activas o en baja. Nos permite realizar la búsqueda sobre Junta Directivas que estén en activo (generalmente una, la última), o aquellas otra juntas que ya no están en activo. Por defecto busca todas.
4. Botón de Buscar. Ejecuta la búsqueda con los filtros de datos elegidos.
5. Click de selección. Marcaremos con el ratón sobre esta casilla cuando queremos actuar sobre el dato seleccionado.
6. Nombre Junta Directiva. Nombre de la Junta Directiva de la asociación.
7. Fecha inicio actividad. Fecha de inicio de la actividad de la Junta directiva creada.
8. Fecha Fin de actividad. Si no tiene fecha fin, se entiende que es la activa. En caso contrario la fecha fin, será la misma de inicio de la siguiente junta directiva activa.
9. Documento subido. No indica el nombre del documento a visualizar de creación de la junta, acta de constitución, o de la Asamblea General de creación. Si no existe documento subido lo indica.
10. Estado. Nos muestra si se encuentra de ALTA, lo que permite trabajar con él, o de BAJA, lo que inhabilita su uso. En muchas ocasiones no es posible borrar la junta directiva, ya que tiene actas relacionadas, siendo el método más adecuado cuando ya no se piensa trabajar con ella, dejarla en BAJA.
11. Botón de NUEVO. Botón por el que se introduce un nuevo tercero.
12. Botón DAR DE BAJA. Dejaría en baja el elemento seleccionado, es decir que hemos marcado (botón 5 de marcado). Es necesario haber marcado un registro concreto, de otro modo el sistema nos indicará que nos hemos seleccionado registro alguno. Recuerde que solo es posible hacerlo uno a uno, no varios a la vez.
13. Botón EDITAR. Permite modificar los datos de la Junta Directiva seleccionado. Es necesario haber marcado uno de ellos y solo uno, mediante el botón (5). De no haberse seleccionado alguno, el sistema nos los indicará.
14. Botón BORRAR. Borra y elimina definitivamente los datos de la junta directiva. Esta opción solo es posible si no ha sido usado en el sistema la Junta directiva, en el momento que tenga un acta no es posible. Generalmente son operaciones inmediatas, donde nos hemos equivocado en la introducción la junta directiva. Es necesario haber marcado uno de ellos y solo uno, mediante el botón (5). De no haberse seleccionado alguno, el sistema nos los indicará.
15. Botón MIEMBROS. Botón por el que se introducen y modifican los miembros que forman parte de la Junta directiva.
16. Botón EXCEL. Botón por el que nos crea una hoja de cálculo Excel con los datos de Terceros que tenemos en nuestra vista filtrada.
17. Botón Actas de la Junta. Actas que se han realizado con la Junta Directiva seleccionada. Es necesario haber marcado un registro concreto, de otro modo el sistema nos indicará que nos hemos seleccionado registro alguno. Recuerde que solo es posible hacerlo uno a uno, no varios a la vez.
18. Botón SALIR. Botón para abandonar el buscador y volver a las opciones de mantenimiento.

¿Cómo crear una nueva Junta Directiva o modificar uno existente?

De estar en este apartado es porque ha pulsado los botones 10 (Nuevo) o ha seleccionado un registro en concreto y ha pulsado el botón 13 (editar). Una vez pulsados estos botones nos mostrará la siguiente pantalla.

1. Nombre Asociación . Asociación a la que pertenece la junta directiva.
2. Fecha inicio. Fecha de constitución o inicio de la actividad.
3. Número de miembros. Número de miembros que la componen.
4. Fecha de Asamblea. Fecha de la Asamblea de constitución de la Junta.
5. Actividad. Permite seleccionar el fichero pdf o escaneado que recoge el acta de constitución de la Junta.
6. Botón de CREA JUNTA o MODIFICAR. Botón por el se registra una nueva Junta (NUEVO) o se actualizan los datos indicados (MODIFICAR).

 

¿Cómo ver o incluir los miembros de la Junta Directiva?

     Desde el buscador de Junta Directivas (3.1.3) marcaremos con el ratón el cuadro de selección (botón 5) de la Junta Directiva elegida y pulsaremos el botón 15 de miembros de la junta. Nos mostrará el buscador de miembros de junta directivas:

1. Tipo de dato a buscar. Nos permite buscar por los apellidos de los miembros. Por defecto es el apellido.
2. Texto a Buscar. Indicaremos los valores de apellidos a buscar. La búsqueda es por contenido, es decir que el dato a buscar no tiene que ser el texto realmente escrito, basta con que lo contenga dentro de su valor.
3. Botón de Buscar. Ejecuta la búsqueda con los filtros de datos elegidos.
4. Click de selección. Marcaremos con el ratón sobre esta casilla cuando queremos actuar sobre el dato seleccionado.
5. Nombre Junta Directiva. Nombre de la Junta Directiva de la asociación a la que pertenece.
6. DNI del miembro de la Junta. Dni del miembro que forma parte de la Junta Directiva.
7. Nombre. Nombre del miembro de la Junta Directiva.
8. Apellidos. Apellidos del miembro de la Junta Directiva.
9. Teléfono. Teléfono del miembro de la Junta Directiva, conviene siempre poner móviles que permitan la recepción de sms.
10. Categoría. Indicaremos el cargo que representa en la Junta Directiva, nos permitirá indicar entre:
    • Presidente
    • Vicepresidente
    • Vicepresidente 2
    • Secretario
    • Vicesecretario
    • Tesorero
    • Vicetesorero
    • Vicetesorero 2
    • Vocal
11. Botón de NUEVO MIEMBRO. Botón por el que se introduce un nuevo miembro.
12. Botón EDITAR. Botón de editar un miembro. Para ello antes tiene que haber seleccionado el miembro marcando el click de selección (4). De no marcar ninguno el sistema se lo indicará. Este proceso solo se puede realizar un miembro a miembro, no permite la selección multiple.
13. Botón BORRAR. Borra y elimina definitivamente los datos de un miembro de la Junta directiva. Para ello antes tiene que haber seleccionado el miembro marcando el click de selección (4). De no marcar ninguno el sistema se lo indicará. Este proceso solo se puede realizar un miembro a miembro, no permite la selección múltiple.
14. Botón SALIR. Botón para abandonar el buscador y volver a las opciones de mantenimiento.

 

¿Cómo añadir o modificar nuevos miembros en la Junta Directiva?

   De estar en este apartado es porque ha pulsado los botones 11 (Nuevo Miembro) o ha seleccionado un registro en concreto y ha pulsado el botón 12 (Editar) del buscador de miembros de Junta Directivas. Una vez pulsados estos botones nos mostrará la siguiente pantalla.

1. Nombre Junta Directiva. Nombre de la Junta Directiva de la asociación a la que pertenece.
2. Categoría. Indicaremos el cargo que representa en la Junta Directiva, nos permitirá indicar entre:
   • Presidente
   • Vicepresidente
   • Vicepresidente 2
   • Secretario
   • Vicesecretario
   • Tesorero
   • Vicetesorero
   • Vicetesorero 2
   • Vocal
3. DNI del miembro de la Junta. Dni del miembro que forma parte de la Junta Directiva.
4. Nombre. Nombre del miembro de la Junta Directiva.
5. Apellidos. Apellidos del miembro de la Junta Directiva.
6. Teléfono. Teléfono del miembro de la Junta Directiva, conviene siempre poner móviles que permitan la recepción de sms.
7. email. Correo electrónico.
8. Observaciones. Donde podremos anotar otros datos del interés relacionada con el miembro de la Junta.
9. Botón NUEVO o MODIFICAR. Botón de modificar para actualizar los datos cambiados en el caso que estemos en modo edicción, y botón nuevo en el caso de inclusión de un nuevo miembro.

FAPACUCO – ¿Cómo dar de alta un tercero?

Para ello, del ménu principal elegiremos la opción de Mantenimientos.

 

 

  Elegida esta opción se nos desplegarán diversas subopciones dependiendo de nuestro perfil de usuario. Dado que este manual es a nivel de Asociaciones, con los perfiles de Presidente, tesorero, secretario y vocales.

 

     En el caso que nos ocupa, el perfil de Presidente/a de Asociación permite la creación de Terceros. Una vez desplegadas las solapas elegiremos la de Terceros:

 

¿Qué es el buscador de Terceros?

     A lo largo de este manual el funcionamiento es siempre el mismo. Siempre se entra a un buscador de los datos existentes, donde podemos filtrar por una serie de opciones. El sistema nos muestra todos los datos que cumplen con los filtros de búsqueda, y una vez mostrados, tenemos los diversos botones para actuar.

1. Tipo de dato a buscar. Nos permite dos opciones, buscar por la Razón Social, o buscar por un CIF, elegiremos según el caso. Por defecto siempre viene con Razón Social.
2. Texto a Buscar. Indicaremos el valor a buscar según el tipo de dato elegido, es decir, si hemos elegido la Razón Social elegiremos el texto de Razón Social que buscamos, si por el contrario hemos elegido el CIF, escribiremos el CIF a buscar. La búsqueda es por contenido, es decir que el dato a buscar no tiene que ser el texto realmente escrito, basta con que lo contenga dentro de su valor. Por defecto no hay valor de búsqueda, y si no se pone ninguno, buscará todo lo existente.
3. Botón de Buscar. Ejecuta la búsqueda con los filtros de datos elegidos.

4. Click de selección. Marcaremos con el ratón sobre esta casilla cuando queremos actuar sobre el dato seleccionado.
5. CIF. Nos muestra el cif de los terceros que aparecen en la vista.
6. Razón Social. Aparecen los datos y nombre de los Terceros seleccionados.
7. Fecha de alta. Fecha en la que fue creado el tercero.
8. Fecha de baja. Fecha en la que se dio de baja al tercero.
9. Estado. Nos muestra si se encuentra de ALTA, lo que permite trabajar con él, o de BAJA, lo que inhabilita su uso. En muchas ocasiones no es posible borrar el tercero, ya que se ha trabajo con él en operaciones pasadas, siendo el método más adecuado cuando ya no se piensa trabajar con é, dejando en la situación de BAJA.
10. Botón de NUEVO. Botón por el que se introduce un nuevo tercero.
11. Botón DAR DE BAJA. Dejaría en baja el elemento seleccionado, es decir que hemos marcado (botón 4 de marcado). Es necesario haber marcado un registro concreto, de otro modo el sistema nos indicará que nos hemos seleccionado registro alguno. Recuerde que solo es posible hacerlo uno a uno, no varios a la vez.
12. Botón REACTIVAR. Dejaría en ALTA el elemento seleccionado, es decir que hemos marcado (botón 4 de marcado). Es necesario haber marcado un registro concreto, de otro modo el sistema nos indicará que nos hemos seleccionado registro alguno. Recuerde que solo es posible hacerlo uno a uno, no varios a la vez.
13. Botón EDITAR. Permite modificar los datos del Tercero seleccionado. Es necesario haber marcado uno de ellos y solo uno, mediante el botón (4). De no haberse seleccionado alguno, el sistema nos los indicará.
14. Botón BORRAR. Borra y elimina definitivamente los datos del Tercero. Esta opción solo es posible si no ha sido usado en el sistema el Tercero. Generalmente son operaciones inmediatas, donde nos hemos equivocado en la introducción del tercero. Es necesario haber marcado uno de ellos y solo uno, mediante el botón (4). De no haberse seleccionado alguno, el sistema nos los indicará.
15. Botón EXCEL. Botón por el que nos crea una hoja de cálculo Excel con los datos de Terceros que tenemos en nuestra vista filtrada.
16. Botón SALIR. Botón para abandonar el buscador y volver a las opciones de mantenimiento.

¿Cómo crear un nuevo Tercero o modificar uno existente?

     De estar en este apartado es porque ha pulsado los botones 10 (Nuevo) o ha seleccionado un registro en concreto y ha pulsado el botón 13 (editar). Una vez pulsados estos botones nos mostrará la siguiente pantalla.

1. CIF. Nos permite introducir el CIF del tercero a dar de alta o modificar el que tercero deseado.
2. Razón Social. Nombre comercial del interesado.
3. Domicilio. Avenida, calle o dirección fiscal del tercero.
4. Código Postal. Código postal del tercero.
5. Población. Población de la dirección fiscal de tercero.
6. Provincia. Provincia del Tercero.
7. Teléfonos. Teléfonos de contacto con el tercero.
8. Email. Dirección de correo del proveedor
9. Botón de NUEVO o MODIFICAR. Botón por el se registra el nuevo tercero (NUEVO) o se actualizan los datos indicados (MODIFICAR).

¿Qué son Terceros?

     Consideraremos Terceros, cualquier interesado físico o Jurídico que mantenga una relación con esta Asociación. Así pues, consideraremos terceros que se relacionan con esta Asociación a:

• Proveedores (libreros, editoriales, monitores, empresas de eventos)
• Acreedores (Iberdrola, aguas, teléfonos, comunidades de vecinos)
• Deudores (Hacienda Pública o en su caso Seguridad Social)
• Otras asociaciones
• Las Federaciones a las que pertenece (Fapa, Comfapa)
• Las Concejalías de cada Ayuntamiento (Educación, Deportes)
• Los Ayuntamientos (Murcia, Cartagena, Lorca, etc..)
• Las Consejerías (Educación, Juventud, etc..)

¿Cuándo dar de alta un tercero?

   Existen dos tipo de Terceros, los que han sido generados por el administrador y que todas las Asociaciones los ven y pueden disponer de ellos, y aquellos que han creado cada asociación para su ámbito de trabajo.

     En caso de Terceros Generales para todos, son creados por el administrador a instancias de las asociaciones. Son de tipo General: Iberdrola, Comunidad Autónoma, Consejería de Educación, o de Juventud, El Corte Inglés,  Mediamark, etc..

     Son Terceros propios de cada asociación: la concejalía del ayuntamiento al que pertenecen, el ayuntamiento al que pertenecen, los comerciantes propios de la zona con los que trabaja la asociación.

     Cuando realizamos una operación (contable o de registro de documentos) si determinamos que con mucha probabilidad volveremos a trabajar con este interesado es conveniente darlo de alta. Al darlo de alta, sus datos de razón social, dirección, cif y datos de contacto nos las traspasará a cada movimiento que generemos, sin necesidad de estar repitiendo estos datos cada vez que hacemos uso de él.

FAPACUCO – ¿Cómo solicito darme de alta para usar la aplicación?

    Pues hacerlo de dos maneras: en papel, o mediante el aplicativo Fapacuco.

MEDIANTE PAPEL.

     El Presidente de la Asociación o Federación debe rellenar un modelo por el que se autoriza o autoriza a otras personas a que puedan acceder al aplicativo informático. Una vez relleno y firmado por ambos, el autorizante (el presidente), y el autorizado (la persona designada), debes escanearlo y mandarlo a la siguiente dirección:

correo@fapamurcia.org

Modelos:

• Acceso a FAPACUCO en Word
• Acceso a FAPACUCO en PDF

DIRECTAMENTE DESDE LA WEB.

     El Presidente de la Asociación o Federación debe conectar al siguiente enlace www.fapacuco.es donde el aplicativo le solicitará las claves de acceso. Dado que es la primera vez pulsará SOLICITAR ALTA, como indica en la imagen.

Una vez hayamos pulsado la opción de SOLICITUD de alta el aplicaitivo nos mostrará la siguiente pantalla a completar, donde:

1. PROVINCIA. Indicaremos en el desplegable a que provincia pertenecemos.
2. LOCALIDAD. Desde el desplegable elegiremos la localidad existente para esa provincia.
3. ASOCIACIÓN. Desde el desplegable buscaremos el nombre de nuestra asociación, nos mostrará un listado de todas las existentes para esa provincia y localidad.
4. NOMBRE. Nombre del Presidente.
5. APELLIDOS. Apellidos del Presidente.
6. EMAIL: donde enviará el correo de verificación para introducir su nueva contraseña.
7. Botón enviar. Envía los datos introducidos a verificación.

Una vez finalizado este proceso le mostrará una pantalla donde le indicará que está pendiente de recibir un correo de verificación con su clave de entrada, que tendrá que cambiar.

Su envío irá destinado a la Federación la cual le verificará su petición, devolviéndole un correo  de verificación con una clave temporal para su acceso y que le obligará a cambiarla.

Manifestaciones de nuestro presidente sobre las reformas de la LOMCE

Confederación de Federaciones de Asociaciones de Padres y Madres Región de Murcia

Dejamos el enlace del video con las manifestaciones de nuestro presidente sobre las reformas de la LOMCE anunciadas por la nueva Ministra de Educación.

Ver la entrada original

Información del RGPD a incluir en las solicitudes de alta de socios de cada AMPA asociada a esta Federación.

     Para la correcta aplicación de la nuevo Reglamento General de Protección de Datos las fichas de inscripción de Asociados en las AMPAS habría que incluir al final de la ficha:

Puedes bajarte este cuadro en formato Word en:

• Clausula en Word

   No obstante a petición de muchas asociaciones os dejamos el modelo de solicitud tipo para la alta de un asociado:

Puedes obtener los modelos aquí:

• Modelo alta de socio en Word
• Modelo alta de socio en PDF

Clausulas de Protección de Datos

  En cumplimiento con el RGPD procedemos a informarle:

1. Responsable del Tratamiento de los Datos.

Esta responsabilidad recae directamente sobre el Presidente de la Federación de Madres y Padres de alumnos del Municipio de Murcia que en la actualidad es:

Federación de Madres y Padres del Municipio de Murcia

Avenida de la Fama, nº10, Bloque 5, Escalera 2ª. Bajo. 30003. Murcia.

Teléfono: 968259613 

email: presidentefapamur@fapamurcia.org

 

2. ¿Con que finalidad tratamos sus datos?

  La finalidad para la que está destinado el tratamiento de datos es:

• Gestión de actividades extraescolares y comedores
• Gestión de Bancos de Libros 
• Gestión de Asociados
• Registro de entrada y salida de documentos
• Gestión y confección de actas
• Gestión de emisión, cobro y contabilización de recibos.
• Gestión y subvención de ayudas a Viajes de Estudios
• Gestión y fomento de actividades, concursos, premios y trofeos.
• Gestión de subvenciones
• Gestiones por representación de actuaciones de cualquier asociado.
• Emisión de certificados, Diplomas y títulos.
• Cualquier otra intervención de esta Federación/Asociación en defensa de los legítimos derechos de cualquiera de sus asociados y en pro de la calidad en la Educación.

3. ¿Que datos guardamos?

Los datos que guardamos son:

• Los de identidad del alumno (en algunos casos menor de edad)
• Los de la identidad de los progenitores del alumno.
• Los de domicilio de los progenitores del alumno.
• Los teléfonos y email del alumno y de los progenitores.
• Los de identidad de los miembros de la Junta Directiva.
• Los teléfonos y email de los miembros de la Junta Directiva.
• El curso que realiza el alumno.
• Los datos fiscales de la Asociación de Madres y Padres a los que pertenece.
• Los datos fiscales, teléfono y email de todos los  terceros que se relacionan comercialmente con las Asociaciones (proveedores, acreedores, concejalías, consejerías, etc).
• Los datos fiscales de las cuentas corrientes de cuya titularidad es la AMPA asociado.
• NO TENEMOS DATOS ESPECIALMENTE PROTEGIDOS

 

4. ¿Por cuanto tiempo conservaremos sus datos?

    Según su procedencia y naturaleza:

• ALUMNOS: son borrados transcurridos 5 años posterior a su ultima inscripción en cualquier AMPA asociada a esta Federación.
• PROGENITORES: en el mismo instante que son borrados los del alumno y siempre y cuando no sean progenitores de otro alumno activo en la misma u otra AMPA asociada a esta Federación.
• TERCEROS: Acreedores, Provedores y Deudores. Transcurrido 5 años sin actividad alguna en cualquier AMPA de esta Federación.
• MIEMBROS DE JUNTAS DIRECTIVAS: transcurridos 5 años sin actividad como miembro de Juntas Directivas en AMPAS asociadas a esta Federación.

5. ¿Cual es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

      La base legal para el tratamiento de sus datos por misión en Interés público conferido por la propia Ley Orgánica de Educación y la propia finalidad del objeto del Estatuto de creación del AMPA y de esta Federación, así como su propia autorización en el momento de su solicitud de inscripción.

 

6. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

      No se cederán sus datos a ningún destinatario. Sus datos estarán en la Base de Datos de esta Federación y serán accesibles por las AMPAS asociadas que tengan interés público legitimo para la finalidad apropiada. Si usted cambia de AMPA o de colegió a otra AMPA de otro colegio asociado a esta Federación, deberá haber autorizado en su solicitud la cesión de sus datos entre AMPAS asociadas a la Federación, en caso negativo sus datos no serán compartidos por la nueva AMPA.

7. ¿Cuales son sus derechos cuando nos facilita sus datos?

7.1. Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si en esta Federación estamos tratando datos personales que les conciernan, o no.

7.2. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.

7.3. En determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

7.4.  En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. La Federación dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

Para ejercerlos puede utilizar los siguientes formularios:

• Modelo de Derechos LOPD en Word
• Modelo de Derechos LOPD en PDF
• Modelo de Derechos LOPD en Libreoffice

 

8. ¿Cómo hemos obtenido sus datos?

 A través de ti, en tu primera solicitud de inscripción en una de nuestras AMPAS asociadas, por medio de su solicitud en papel, o mediante tu solicitud electrónica en nuestra web www.fapacuco.es/pagotelematico

LOPD- Consulta a la Agencia de Protección de Datos

    Debido al número de consultas que hemos recibido de las Asociaciones de Padres y Madres federadas sobre la correcta aplicación de la nueva normativa Europea sobre Protección de Datos, su alcance y las figuras de garantía, esta Federación ha dirigido la siguiente consulta a la Agencia Española de Protección de Datos con la finalidad de aplicar los mismo criterios para todos los Asociados. Nuestra Consulta contiene el siguiente tenor:

 

          A la Atención de la AGENCIA ESPAÑOLA

DE PROTECCIÓN DE DATOS

Estimados Señores:

          Esta Federación de Padres y Madres de Alumnos con motivo de la reciente entrada en vigor del nuevo ordenamiento jurídico sobre Protección de Datos le surgen diversas dudas en razón de su finalidad, organización y naturaleza.

          Para que podamos trasportarle nuestra inquietud es necesario antes, detallarles nuestros alcance, nuestra labor y las particularidades de nuestro funcionamiento. Por lo que podemos decir que:

Estructura y Constitución

1. Una Asociación de Padres y Madres de alumnos de un colegio, es una entidad jurídica sin ánimo de lucro, que la actual ley de Educación fomenta y considera necesaria su aportación y participación en la Comunidad Educativa y en la dirección del centro a través de su participación en los Consejos Escolares.
2. Por esta actividad no se percibe retribución alguna, ni monetaria, ni en especie, es totalmente altruista, a diferencia del resto de órganos que forman la Comunidad Educativa de un colegio.

3. Sus miembros directivos son elegidos democráticamente por Asamblea General de Padres y Madres de alumnos, que le otorga mediante este acto democrático su poder de representación.

4. Una Asociación de Madres y Padres de Alumnos (en lo sucesivo AMPA) puede representar a los padres y madres de alumnos de un colegio de 800 alumnos, como de 30, dependiendo de la capacidad y disponibilidad del colegio al que están adscritos. Lo que puede suponer, que los miembros directivos de estas AMPAS sean en mayor número o menor, dependiendo de la cantidad de alumnos y alumnas, y de la disponibilidad y voluntad de sus progenitores.

5. Los miembros de la Junta Directiva de un AMPA, con de duración muy definida, ya que solo pueden formar parte de ella, aquellos progenitores que tengan una alumno en el colegio al que representan, por lo que, cuando el alumno completa el ciclo, forzosamente dejan su puesto en la Junta Directiva, existiendo mucha movilidad, ya que cada año abandonan alumnos y entran otros nuevos, lo que hace, que anualmente se configure una nueva Junta Directiva.

6. La Junta Directiva en el momento de las solicitudes de matricula (mayo, julio y septiembre) puede que no sea la misma que a partir de Septiembre sea la responsable del tratamiento de datos, ya que hasta no se sepan, las matriculaciones definitivas no se sabrá que alumnos iniciarán el curso, ni que progenitores pueden formar parte de la nueva Junta Directiva. Mucho menos se puede asegurar que la existente en los meses de solicitud, sea que la quede posteriormente.

Medios y Finalidad

1. Las AMPAS tienen como finalidad, la colaboración con el sistema Educativo existente, formando parte de sus órganos de control y dirección, y en los procesos selectivos.

2. Las AMPAS contribuyen, colaboran y cofinancian actividades en los colegios a los que representan, con actividades de fin de curso, actividades de periodo navideño, viajes de estudios, concursos, entrega de diplomas, etc.

3. Para ello debe distinguir sus asociados (los que han pagado una cuota, en la inmensa mayoría insignificante) de los que no, lo que les obliga a llevar un control de los asociados.

4. Las AMPAS colaboran con pago de gastos de actividades, y son destinatarios de subvenciones de entidades de administración Pública, para esta gestión, lo que obliga a llevar una contabilidad de gastos e ingresos, y sistema de documentación para su justificación y trasparencia.

5. Dependiendo de la Dimensión del Colegio al que representan, les basta para llevar esta gestión, con unos documentos en Hoja de Cálculo o documentos de texto, o requieren de programas informáticos a tal fin.

6. Sus ingresos subvencionables y justificativos ante las Entidades de Administración Pública no incluyen el pago de Asesoría fiscales, de Consultores de Derecho, de programas y medios informáticos, y mucho menos de Consultores especializados en Protección de Datos, o pago de los servicios del DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS. Al no ser subvencionables, cualquier pago en este sentido debe ser financiado con la cuota de los asociados. Ser asociado o no, es voluntario, por lo que no está garantizado un ingreso determinado anual, y los gastos repercutirán solidariamente entre todos los asociados, siendo menor o mayor dependiendo del número de asociados existente y de la posibilidad de asociados que depende de matriculación final de alumnos y alumnas que ha tenido el colegio.

Situación Actual

1. En los impresos de matriculación existe una hoja de inscripción voluntaria en la asociación, donde se recogen los datos básicos y necesarios del alumno o alumna y de los progenitores del alumno o alumna.

2. Entre muchos de los padres y madres de los alumnos, conocedores de esta nueva norma, o de tener intereses en empresas destinadas a este Sector, se dirigen a las asociaciones pidiéndoles que cumplan con la nueva norma, en un 40% de casos, ofreciéndoles un servicio de consultoría a tal efecto. 

3. Los miembros de las Juntas Directivas, recordemos de carácter voluntario sin retribución alguna, alertados por este aluvión de preguntas y asustados por las responsabilidades que les exigen han solicitado sus bajas en los equipos directivos. 

4. Curiosamente los padres y madres denunciantes ante la AMPA del posible incumplimiento, no se ofrecen voluntaria y altruistamente para ser ellos los que se encarguen de esta gestión, sino envían a comerciales de Consultorías dedicadas a este sector.

        De donde, formulamos las siguientes preguntas a esta Agencia de Protección de Datos, con la finalidad de ponerlas en práctica y acabar con el alarmismo existente y los pingües beneficios que están obtenido muchas consultoras aprovechando el total desconocimiento de la ciudadanía sobre este derecho fundamental.

1. ¿Conocedores de la naturaleza, finalidad y medios de estas AMPAS, nos podrían indicar que mínimos deben cumplir? 

2. ¿Es posible, que esta Federación, asuma toda esta responsabilidad en nombre de todas las AMPAS asociadas, en una única declaración? Todas las AMPAS que están Asociadas manejar un mismo programa WEB realizado por esta Federación para la gestión que incluye: contabilidad, actividades extraescolares, emisión de recibos, gestión y control de cobros, registros de entrada y salida de documentos, gestión de convocatorias, actas y acuerdos, etc.. 

3. ¿Es posible nombrar un DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS, que forme parte de una Administración Pública, o que al serlo de esta Federación por extensión lo sea de sus asociados? 

4. ¿Existe en esa Agencia algún número de teléfono o departamento de asesoramiento para la correcta aplicación de estas obligaciones, que nos guié, supervise y aconseje, sin tener que pagar por ello a Consultoras externas?

 

En espera de su pronta contestación, dada nuestra intranquilidad, aprovechamos este momento para agradecerles la atención prestada a nuestras inquietudes.

ANTONIO SOLA ROCA

Asesor de Nuevas Tecnologías de

FAMPA Municipio de Murcia

Telef:

Email:

Firmado electrónicamente en hora y fecha abajo indicados.

Se adjuntan los siguientes documentos:

• 20180707 Justificante presentación en SEDE

 

Contestación AEPD el 13 de Julio de 2.018.

Buenos días,

Como continuación al escrito remitido con anterioridad, le agradecemos su consulta y le participamos que este canal se ha abierto con el objetivo de proporcionar información en relación con la privacidad y el tratamiento de datos personales de y por menores de edad. En este sentido se configura, exclusivamente, como un canal de comunicación que no puede realizar interpretaciones ni valoraciones jurídicas y sus respuestas son únicamente de carácter informativo y no vinculante.

En relación con lo planteado, cabe indicar que, las asociaciones de madres y padres de alumnos (AMPA) son entidades con personalidad jurídica propia que forman parte de la comunidad educativa y desempeñan un papel significativo en la vida educativa al participar en el Consejo Escolar de los centros. Para el ejercicio de sus funciones, las AMPA suelen tratar datos de carácter personal, identificativos de los padres de los alumnos y de éstos, así como otros tipos de datos como pueden ser los económicos, profesionales, sociales, etc. Como entidades con personalidad jurídica propia que deciden sobre la finalidad, uso y contenido de los datos personales a recabar de los asociados y de sus hijos, las AMPA son responsables de su tratamiento, por lo que deben cumplir con las obligaciones de la normativa de protección de datos. En el siguiente enlace pueden acceder a información sobre las obligaciones que impone la normativa de protección de datos: https://www.aepd.es/reglamento/cumplimiento/index.html

Así mismo, la Agencia ha elaborado una serie de materiales, recursos y contenidos con la finalidad de facilitar la adecuación y aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que se encuentra disponible igualmente en la web de la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) en guías y herramientas.

Cabe destacar la herramienta FACILITA_RGPD  para ayudar en la adecuación al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de aquellos tratamientos de datos básicos que a priori impliquen un bajo nivel de riesgo. Se trata de una herramienta de ayuda que marca las pautas básicas de adaptación, pero que no es un certificado de cumplimiento para aquellos que la puedan usar. El responsable de los tratamientos de los datos, como en su caso las AMPAS, deberá utilizar la herramienta y adaptarla a sus necesidades para determinados tratamientos de datos.

Además la AEPD ha publicado en el apartado de preguntas frecuentes, 2 y 3 , https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/infoSede/preguntasFrecuentes.jsf información relativa a las cuestiones generales del RGPD y ayuda para adaptarse a la norma.

En cuanto a la figura del Delegado de Protección de Datos (DPD) que el RGPD regula en su artículo 37, señalar que su designación sólo es obligatoria en los supuestos que recoge el citado artículo, relacionados con el sector público o el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos. En todo caso, y como la designación puede ser voluntaria, nada impediría que un DPD pueda serlo de varios responsables, siempre que cumpla con los requisitos establecidos en los artículos 37 a 39 del RGPD. Puede obtener más información al respecto en el apartado 5 de las Preguntas Frecuentes citado anteriormente.

Dos aspectos relevantes, el RGPD, aplicable desde el 25 de mayo de 2018, establece la licitud del tratamiento de datos personales siempre que se dé alguna de las causas establecidas en su artículo 6

“Artículo 6. Licitud del tratamiento

1. El tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:
2. a) el interesado dio su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos;
3. b) el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales;
4. c) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento;
5. d) el tratamiento es necesario para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona física;
6. e) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento;
7. f) el tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño. (…).”

Cuando la causa del tratamiento se basa en el consentimiento se prestará por los propios interesados o por sus padres o tutores si son menores de 14 años, así habrán de informar a los interesados de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular si está dirigida a los niños de los extremos que se recogen en el artículo 13 del RGPD, entre los que se encuentran los fines del tratamiento y, en su caso, los destinatarios de los datos. Además, si la causa del tratamiento fuera la ejecución de un contrato, como pudiera ser el firmado entre las familias y la AMPA, deberá informarse a los interesados o sus familias con el mismo nivel de detalle. https://www.aepd.es/reglamento/derechos/index.html#anchor7

Por último, los responsables del tratamiento de datos pueden plantear dudas relativas a la aplicación del RGPD a través del canal INFORMA- RGPD: https://www.aepd.es/herramientas/informa.html.

Atentamente,

LOPD – Soy una Asociación de Madres y Padres – ¿Cómo nos afecta esta nueva Ley?

          Sin duda esto traerá una avalancha de empresas especializadas en el tratamiento de datos que os visitarán. Algunas incluso, asegurarán estar homologadas y se representantes de la Agencia de Protección de Datos.

                   Esto ya pasó la anterior vez, y fue motivo de que esta Federación escribiese a la Agencia de Protección de datos a este respecto. (Carta a la AEPD)

En ella nos hacíamos las siguientes preguntas:

1. ¿Están obligadas las AMPAS a realizar las inscripción de sus ficheros de asociados?
2. ¿Están obligadas las AMPAS ha declarar los programas informáticos utilizados?
3. ¿Existen empresas homologadas por la AEPD para la realización de estas declaraciones o como inspectores del cumplimiento?
4. ¿El uso de todas las AMPAS de un programa informático sobre un sistema de Base de Datos común «FAPACUCO», obliga a declarar estas bases de datos por indiviso cada AMPA, o la declaración por parte de la FAPA del sistema informático, incluía la legalidad de todas las AMPAS asociadas que la usan?

La contestación de la AEPD fue clara y relevante. (Contestación de la AEPD). En ella aclara determinados puntos:

1. No existen empresas homologadas para la realización de estas actuaciones o declaraciones. El uso de su nombre o de actuar en su nombre (el de la AEAP) es ilegal y fraudulento, siendo obligación comunicarlo de inmediato a la AEAP.
2. De usar todos un mismo sistema informático, alojado en un mismo sitio y este a su vez declarado, con cumplimiento de todas las medidas de seguridad establecidas para su clasificación (BAJA), hace que cumplan todas las asociaciones que hagan uso de él.
3. La recogida de los datos del interesado, si deben cumplir con los preceptos de Ley, como autorización expresa, conocimiento de finalidad, derecho a acceso y responsable del fichero, pero las obligaciones del tratamiento quedan unificadas en el Responsable del Fichero, la FAPA.

¿Entonces estando Asociado a CONFAPA o FAPA, y utilizando FAPACUCO, que tengo que hacer para cumplir con los preceptos de la LEY?

En este caso debemos distinguir dos maneras de introducir los datos en el sistema:

a) Con una ficha de papel solicitud que rellena y que luego nosotros tecleamos en el programa con el fin de prestar servicios, (comedor, viajes de estudios, otras).

     En este caso se debe crear una solicitud de asociado que cumpla con las nuevas normas de la LOPD, que en cuanto al interesado poco varía, su consentimiento de ser tratados sus datos, los del alumno (aquí establece la Ley que los menores que están protegidos especialmente, no se requiere una autorización expresa de la Patria Potestad cuando están destinados a servicios de apoyo y beneficio del alumno), donde se almacenan los datos, como pueden acceder, como pueden corregir sus datos, el derecho al «olvido» y poco más, ya que no existen otras finalidades, no son comerciales, y no existe cesión de datos a ninguna otra entidad de tratamiento de datos.

     No es necesario comunicarle al interesado los datos que obran de él, salvo que lo solicite, ya que son los mismo que el facilita y autoriza expresamente en su solicitud. Distinto sería que el sistema dispusiese de otros datos del interesado obtenidos por interoperabilidad o intercambio de información con otras bases.

b) Los datos son introducidos por el propios interesado desde la WEB de asociarse o de pago telemático.

       En este caso es el propio interesado el que introduce los datos, por lo que implícitamente está autorizando su tratamiento de los datos. Esto no excluye la obligación de poner un ICONO grande y claro, para que lea la declaración de protección de datos, donde figuran sus derechos, donde están sus datos, la finalidad, como acceder a ellos y el derecho a «olvido». Marcará un check que nos garantizará haber leído esta obligación y que a su vez actúa como un consentimiento.

Conforme se vayan aclarando dudas a este respecto iremos actualizando el blog en la sección de LORTAD, aunque ahora es LOPD.

 

Charla sobre internet y redes sociales, 21 Abril en el CEIP SANTIAGO EL MAYOR

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